Perusahaan kini menggunakan berbagai aplikasi berbasis cloud untuk menjalankan aktivitas operasional. Tim keuangan mengandalkan software aku...
Perusahaan kini menggunakan berbagai aplikasi berbasis cloud untuk menjalankan aktivitas operasional. Tim keuangan mengandalkan software akuntansi, tim pemasaran menggunakan platform analitik dan desain, sementara tim HR membutuhkan aplikasi untuk mengelola data karyawan. Setiap divisi memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga jumlah software yang digunakan perusahaan terus bertambah.
Kemudahan mendapatkan aplikasi melalui sistem berlangganan membuat proses pengadaan software menjadi lebih praktis. Namun, ada konsekuensi yang sering luput dari perhatian: pengeluaran software menjadi semakin tersebar dan sulit dipantau secara menyeluruh.
Satu divisi mungkin berlangganan aplikasi tertentu menggunakan anggarannya sendiri, sedangkan divisi lain membeli layanan dengan fungsi serupa tanpa mengetahui bahwa perusahaan sudah memiliki solusi yang sama. Ketika pola ini terjadi di banyak departemen, biaya yang terlihat kecil secara individual dapat membentuk pengeluaran tahunan yang cukup besar.
Situasi tersebut menjadi alasan mengapa perusahaan membutuhkan SaaS Spend Management. Pendekatan ini membantu organisasi memahami ke mana anggaran software dialokasikan, siapa yang menggunakannya, serta apakah biaya yang dikeluarkan masih sebanding dengan manfaat yang diperoleh.
Apa Itu SaaS Spend Management?
SaaS Spend Management adalah proses mengidentifikasi, memantau, menganalisis, dan mengoptimalkan pengeluaran perusahaan untuk aplikasi Software as a Service (SaaS).
SaaS sendiri merupakan model distribusi software yang memungkinkan pengguna mengakses aplikasi melalui internet tanpa harus mengelola infrastruktur dan pemeliharaan sistem secara langsung. Penyedia layanan bertanggung jawab atas pengelolaan infrastruktur, pembaruan, serta pemeliharaan aplikasi.
Berbeda dengan pengadaan software konvensional yang mungkin hanya melibatkan satu kali pembelian, SaaS umumnya menggunakan sistem pembayaran berulang atau berdasarkan tingkat konsumsi. Biaya tersebut bisa dihitung per pengguna, per perangkat, berdasarkan kapasitas pemakaian, atau kombinasi beberapa model.
Karakteristik tersebut membuat perusahaan perlu memperhatikan pengeluaran software secara berkelanjutan, bukan hanya ketika proses pembelian berlangsung.
FinOps Foundation melalui panduan Introduction to FinOps for SaaS menjelaskan bahwa prinsip FinOps dapat diterapkan pada pengelolaan SaaS. Tujuannya adalah meningkatkan visibilitas terhadap biaya dan penggunaan layanan, termasuk ketika pembelian dilakukan secara terdesentralisasi oleh berbagai departemen.
Dengan demikian, SaaS Spend Management tidak hanya membahas cara mendapatkan harga software yang lebih murah. Perusahaan juga perlu memastikan setiap pengeluaran memiliki tujuan bisnis yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Mengapa Pengeluaran SaaS Sulit Dikendalikan?
Banyak perusahaan sudah memiliki anggaran teknologi, tetapi belum tentu mempunyai gambaran lengkap mengenai seluruh aplikasi yang digunakan karyawannya.
Ada beberapa faktor yang membuat pengelolaan pengeluaran SaaS menjadi tantangan tersendiri.
1. Pembelian Software Dilakukan oleh Banyak Departemen
Tidak semua kebutuhan aplikasi melewati satu pintu pengadaan. Departemen pemasaran, keuangan, operasional, dan HR dapat memiliki kewenangan untuk memilih software sesuai kebutuhan masing-masing.
Cara ini memang mempercepat pekerjaan. Namun, tanpa pencatatan terpusat, bagian IT dan keuangan mungkin tidak mengetahui seluruh layanan yang sudah dibeli.
Fenomena tersebut berkaitan dengan istilah Shadow SaaS, yaitu penggunaan layanan SaaS yang tidak sepenuhnya tercatat atau berada di luar pengawasan pengelolaan software perusahaan.
FinOps Foundation merekomendasikan penggunaan berbagai sumber informasi untuk menemukan aplikasi yang digunakan organisasi, termasuk catatan keuangan, log Single Sign-On (SSO), dan Cloud Access Security Broker (CASB).
2. Fitur yang Sama Tersedia di Beberapa Aplikasi
Setiap departemen memiliki kebebasan memilih aplikasi yang dianggap paling sesuai. Akibatnya, perusahaan berpotensi membayar beberapa platform dengan kemampuan yang saling tumpang tindih.
Sebagai contoh, tim pemasaran menggunakan satu aplikasi untuk mengelola proyek, sedangkan tim operasional berlangganan aplikasi lain yang menyediakan fungsi serupa.
Kedua layanan tersebut belum tentu harus digabungkan. Perbedaan kebutuhan, alur kerja, dan integrasi bisa menjadi alasan untuk mempertahankannya. Namun, perusahaan perlu mengevaluasi apakah biaya tambahan tersebut memang memberikan manfaat yang sepadan.
3. Pembayaran Berulang Tidak Selalu Diikuti Evaluasi
Sistem langganan membuat akses terhadap software dapat terus berjalan sesuai ketentuan kontrak. Masalah muncul ketika perusahaan tidak melakukan peninjauan secara berkala.
Aplikasi yang awalnya dibutuhkan untuk proyek tertentu bisa saja tetap dibayar setelah proyek selesai. Hal serupa dapat terjadi ketika karyawan berpindah departemen atau tidak lagi membutuhkan akses ke layanan tertentu.
Tanpa evaluasi, pengeluaran berulang berpotensi terus berjalan meskipun kebutuhan bisnis sudah berubah.
4. Data Biaya dan Penggunaan Tidak Berada di Satu Tempat
Bagian keuangan biasanya memiliki informasi mengenai pembayaran, sedangkan administrator IT mungkin lebih memahami jumlah akun dan aktivitas pengguna.
Kedua informasi tersebut perlu dihubungkan agar perusahaan dapat mengetahui apakah biaya yang dibayarkan sesuai dengan penggunaan sebenarnya.
FinOps Foundation juga menyoroti bahwa data biaya dan penggunaan SaaS tidak selalu tersedia dalam format atau tingkat detail yang sama. Beberapa penyedia menyediakan informasi penggunaan secara terpisah dari data penagihan.
Karena itu, perusahaan perlu menggabungkan informasi dari beberapa sumber sebelum mengambil keputusan penghematan.
Strategi Mengendalikan SaaS Spend Management
Mengurangi biaya software tidak harus dimulai dengan menghentikan langganan yang sudah ada. Langkah pertama justru memahami kondisi pengeluaran saat ini.
Berikut beberapa pendekatan yang dapat diterapkan perusahaan.
1. Membuat Inventaris Seluruh Aplikasi SaaS
Perusahaan perlu memiliki daftar aplikasi yang digunakan oleh seluruh departemen. Inventaris ini menjadi dasar untuk mengetahui jumlah layanan aktif dan total pengeluaran yang berkaitan dengan software.
Beberapa informasi yang sebaiknya dicatat meliputi:
- Nama aplikasi dan penyedia layanan.
- Departemen atau unit bisnis yang menggunakan.
- Pemilik aplikasi atau pihak yang bertanggung jawab.
- Jumlah pengguna atau kapasitas langganan.
- Model pembayaran yang digunakan.
- Nilai pengeluaran dan periode penagihan.
- Tanggal berakhirnya kontrak atau periode berlangganan.
Data tersebut dapat dikumpulkan melalui catatan pengadaan, laporan keuangan, informasi dari administrator IT, serta sumber autentikasi perusahaan seperti SSO.
Inventaris perlu diperbarui secara berkala agar perubahan jumlah pengguna dan aplikasi baru tidak terlewatkan.
2. Menghubungkan Biaya Software dengan Departemen Pengguna
Mengetahui total pengeluaran SaaS saja belum cukup. Perusahaan juga perlu memahami departemen mana yang menggunakan anggaran tersebut.
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah cost allocation, yaitu mengalokasikan biaya berdasarkan unit bisnis, proyek, atau pusat biaya tertentu.
Misalnya, perusahaan mengeluarkan anggaran untuk aplikasi desain, pengelolaan dokumen, dan kolaborasi. Setiap pengeluaran kemudian dicatat berdasarkan departemen yang memperoleh manfaat dari layanan tersebut.
Metode ini membantu bagian keuangan membandingkan anggaran dengan kebutuhan aktual masing-masing unit.
FinOps Foundation mengenal dua pendekatan yang dapat digunakan, yaitu showback dan chargeback. Showback memberikan transparansi mengenai biaya yang digunakan oleh setiap departemen, sedangkan chargeback mengalokasikan biaya tersebut sebagai beban unit bisnis terkait.
Keduanya dapat membantu meningkatkan akuntabilitas dalam penggunaan anggaran teknologi.
3. Mengevaluasi Penggunaan dan Kesesuaian Paket
Jumlah akun berlangganan tidak selalu mencerminkan kebutuhan aktual perusahaan.
Sebagai contoh, perusahaan memiliki 100 akun pada sebuah aplikasi, tetapi setelah evaluasi diketahui bahwa sebagian akun sudah tidak digunakan secara aktif.
Kondisi tersebut dapat menjadi dasar untuk meninjau kembali jumlah akses yang diperlukan.
Selain aktivitas pengguna, perusahaan juga perlu melihat apakah fitur dalam paket berlangganan benar-benar dibutuhkan. Jika sebuah departemen hanya menggunakan fungsi dasar, paket dengan fitur lebih lengkap belum tentu menjadi pilihan paling efisien.
Evaluasi dapat dilakukan dengan mempertimbangkan:
- Tingkat aktivitas pengguna.
- Fitur yang benar-benar digunakan.
- Kesesuaian paket dengan tanggung jawab pekerjaan.
- Kebutuhan akses dalam beberapa bulan mendatang.
- Kemungkinan penggunaan kembali lisensi yang tersedia.
Tujuannya bukan sekadar mengurangi jumlah akun, melainkan menyesuaikan pengeluaran dengan kebutuhan operasional.
4. Meninjau Kontrak Sebelum Periode Renewal
Tanggal perpanjangan langganan perlu menjadi bagian dari kalender pengelolaan software perusahaan.
Sebelum kontrak diperpanjang, tim terkait sebaiknya memeriksa nilai kontrak, perubahan kebutuhan pengguna, ketentuan pembatalan, dan kemungkinan perubahan harga.
Perhatikan juga klausul auto-renewal atau perpanjangan otomatis. Beberapa kontrak memiliki batas waktu pemberitahuan sebelum perusahaan dapat menghentikan layanan.
Jika informasi tersebut baru diperiksa ketika periode kontrak hampir berakhir, perusahaan mungkin memiliki waktu terbatas untuk mengevaluasi pilihan yang tersedia.
Karena itu, proses evaluasi sebaiknya dimulai lebih awal. Tim procurement, IT, dan finance dapat bekerja sama menentukan apakah layanan perlu dipertahankan, disesuaikan, atau diganti.
5. Mengukur Nilai Bisnis dari Setiap Langganan
Harga yang rendah belum tentu berarti pengeluaran yang efisien. Sebaliknya, software dengan biaya lebih tinggi bisa memberikan manfaat yang lebih besar jika mendukung proses kerja penting.
Perusahaan dapat menggunakan pendekatan Total Cost of Ownership (TCO) untuk memahami keseluruhan biaya yang berkaitan dengan penggunaan suatu solusi.
Perhitungan tersebut dapat mencakup biaya langganan, implementasi, integrasi, pelatihan, pemeliharaan, serta kebutuhan pendukung lainnya.
Selain itu, perusahaan dapat menggunakan metrik sederhana seperti biaya per pengguna aktif, biaya per transaksi, atau biaya per proyek.
Contohnya, perusahaan dapat membandingkan biaya berlangganan sebuah aplikasi dengan jumlah transaksi yang berhasil diproses menggunakan aplikasi tersebut.
Dengan cara ini, keputusan mempertahankan software tidak hanya didasarkan pada harga, tetapi juga kontribusinya terhadap aktivitas bisnis.
Peran Kolaborasi IT, Finance, dan Procurement
SaaS Spend Management tidak bisa sepenuhnya diserahkan kepada satu departemen.
Tim IT memahami kebutuhan teknis, keamanan, integrasi, dan akses pengguna. Finance bertanggung jawab terhadap pencatatan pengeluaran, perencanaan anggaran, serta validasi pembayaran. Sementara itu, procurement menangani proses pengadaan, hubungan dengan penyedia, dan ketentuan kontrak.
Departemen pengguna juga perlu dilibatkan karena mereka memahami kebutuhan operasional sehari-hari.
Kolaborasi tersebut sejalan dengan pendekatan FinOps Foundation yang menekankan tanggung jawab bersama dalam mengelola biaya dan penggunaan teknologi.
Agar prosesnya berjalan konsisten, perusahaan dapat menetapkan beberapa aturan:
- Setiap pembelian software harus memiliki pemilik atau penanggung jawab.
- Pengadaan aplikasi baru perlu melalui proses persetujuan yang jelas.
- Biaya langganan harus tercatat berdasarkan departemen atau pusat biaya.
- Penggunaan aplikasi dievaluasi sebelum kontrak diperpanjang.
- Perubahan jumlah pengguna perlu dikomunikasikan kepada administrator terkait.
Dengan pembagian tanggung jawab yang jelas, perusahaan dapat mengurangi pembelian yang tidak terencana sekaligus menjaga kebutuhan operasional tetap terpenuhi.
Mengelola Langganan Microsoft 365 sebagai Bagian dari Pengeluaran SaaS
Salah satu contoh penerapan SaaS Spend Management adalah pengelolaan layanan produktivitas dan kolaborasi seperti Microsoft 365.
Perusahaan yang menggunakan Microsoft 365 untuk banyak karyawan perlu mempertimbangkan lebih dari sekadar jumlah akun yang tersedia. Pengelolaan juga berkaitan dengan kebutuhan setiap pengguna, pembagian akses, dan kesesuaian layanan dengan aktivitas pekerjaan.
Sebagai contoh, kebutuhan tim keuangan mungkin berbeda dengan tim pemasaran atau bagian operasional. Karena itu, perusahaan perlu memastikan solusi yang dipilih sesuai dengan fungsi pekerjaan dan kebutuhan masing-masing departemen.
Pengelolaan langganan microsoft 365 secara terencana dapat membantu perusahaan memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap penggunaan layanan produktivitasnya.
Selain mempertimbangkan jumlah pengguna, perusahaan juga perlu memperhatikan kebutuhan penyimpanan, kolaborasi dokumen, komunikasi, dan fitur produktivitas yang digunakan dalam aktivitas sehari-hari.
Evaluasi secara berkala membantu perusahaan memahami apakah alokasi layanan masih sesuai dengan kebutuhan organisasi yang terus berkembang.
Kesimpulan
SaaS Spend Management menjadi bagian penting dari pengelolaan anggaran teknologi perusahaan. Bertambahnya aplikasi berbasis cloud memang memberikan fleksibilitas bagi setiap departemen, tetapi tanpa pengawasan yang memadai, pengeluaran software dapat menjadi semakin sulit dikendalikan.
Perusahaan perlu membangun inventaris aplikasi, menghubungkan biaya dengan departemen pengguna, mengevaluasi tingkat pemanfaatan, serta meninjau kontrak sebelum periode perpanjangan.
Lebih dari sekadar mencari harga yang lebih rendah, pengelolaan ini bertujuan memastikan setiap investasi software memberikan manfaat yang sepadan dengan biaya yang dikeluarkan.
Dengan dukungan kolaborasi antara IT, finance, procurement, dan departemen pengguna, perusahaan dapat membangun pengelolaan SaaS yang lebih transparan, terukur, dan selaras dengan kebutuhan bisnis jangka panjang.
.png)
COMMENTS